Зміст та сам процес економічної роботи як функції управління, що обслуговує інші функції, доводить, що для успішного їх здійснення необхідна інформація, тобто сукупність відомостей про будь-яке явище, процес, які є об'єктом зберігання, передачі та видозміни. Вся інформація, яка використовується в управлінні, являє собою інформаційну систему, що є зв'язуючою ланкою між керуючою та керованою системами. В сучасних перехідних до ринку умовах змінюються сутність, значення та сукупність використовуваної економічної інформації взагалі та аналітичної зокрема. Це пов'язано зі зміною системи збору, передачі та обробки інформації на основі сучасної ЕОТ, регламентації та структуризації залежно від ієрархії користувача і перетворює її на один із найцінніших ресурсів виробництва, ринку.
Обсяги та зміст інформації за складом користувачів різних рівнів визначаються за допомогою діючої системи обліку та статистики, регламентуються відповідними законодавчо-нормативними актами і, зокрема, законом про комерційну таємницю. Цим законом та рядом підзаконних актів визначено перелік таких, що підлягають оголошенню, показників і відомостей про діяльність підприємств.
Широке застосування сучасної оргтехніки значно збільшує інформаційні можливості управлінської системи, дозволяє прискорити обробку управлінської інформації, розширити коло одержуваних Даних, підвищити якість та змінити їх характер. Сучасна ЕОТ надає Можливість, поряд із операціями фіксації, накопичення та обробки ' «формації, виконувати й ряд логічних операцій, що, у свою чергу, Дозволяє автоматизувати ряд конкретних завдань по прийняттю Управлінських рішень для стандартних сітуацій виробництва. Ця об ставина вимагає наукового обгрунтування складу та змісту потоки економічної інформації на базі наступних принципів:
— встановлення інформаційної потреби та шляхів і методів найбільш ефективного їх задоволення;
— об'єктивність відображення процесів виробництва, обігу, розподілу та потреби, використання природних, трудових, матеріаль них і фінансових ресурсів;
— єдність інформації, що надходить із різних джерел (бізнес планів, оперативного, бухгалтерського, статистичного обліку), усу нення дублювання первинної інформації;
— оперативність інформації, яка досягається шляхом застосу. вання сучасних засобів зв'язку, безпосередньо пов'язаних з ЕОМ;
— розробка первинної документації на ЕОМ і на цін основі не обхідних виробничих показників;
— обмеження обсягів первинної інформації та підвищення ефек тивності її використання;
— кодування первинних даних з метою скорочення обсягів ін формації, ефективного використання комплексів ЕОМ;
— розробка програм використання та аналізу первинної інфор мації для планування та управління.
Виходячи з вищевикладеного, всю сукупність інформації, які використовується в економічному аналізі і забезпечує управлінськ) систему та зацікавлених сторонніх користувачів, можна згрупувати з урахуванням головних джерел даних, на такі групи:
— планово-облікові;
— позаоблікові.
До першої групи відносяться всі законодавчо-нормативні акти, які використовуються в процесі аналізу як критеріальні дані, бізнес плани, дані обліку та все, що пов'язано з формуванням звітності. В другу групу входять дані, які не віднесені до першої, матеріали цільових обстежень, перевірок, особистих спостережень працюючи та аналітиків, анкетування, експериментів, спеціальних вибірок, ві домості з передач радіо та телебачення, технічна документація, устаткування, технологія та інші.
Діяльність підприємств відображається в економічних показни ках, усю сукупність яких можна розділити за наступними ознаками:
— залежно від покладених вимірників на натуральні та вартісні;
— залежно від суттєвої характеристики ознаки виміру на кількі сні та якісні — зважаючи на послідовність та спосіб формування ні первинні та вторинні (об'ємні та питомі).
Необхідно приділити особливу увагу широкому розповсюджен ню та значущості натуральних та умовно-натуральних показників ) плануванні обліку й аналізі обсягів виробництва та реалізації про дукції, взаємопов'язаних та взаємозалежних. Конкретизація вимір ників залежить від галузі виробництва та конкретного виду продукції. Вартісні показники застосовуються для вираження практично всіх без винятку сторін діяльності підприємства, кількісні — як для виміру обсягів виробництва та реалізації, так і тих, що характеризують роботу підприємства з якісної сторони (наприклад, собівартість продукції, прибуток, рентабельність тощо) і можуть використовуватися в натуральних та вартісних вимірниках.
Спектр якісних показників досить широкий і включає псі без винятку показники якості продукції підприємств різних галузей народного господарства та показники факторів, які віднесені /до якісних згідно з прийнятими в економічному аналізі методами дослідження.
Первинні показники — це ті, що є визначальними для характеристики окремих сторін діяльності підприємства (обсяг виробництва, реалізації, собівартості, прибутку) і на підставі яких розраховуються похідні показники. Вторинні, як правило, визначаються па підставі первинних або підпорядковані їм (продуктивність праці. фондовіддача, матеріальні затрати у собівартості та інші).
Інформація, що міститься в обліковій та звітній інформації, повинна відповідати вимогам Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в Україні, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 квітня 1993 р. за № 250. Вимоги цього Положення зводяться до «формування повної та достовірної інформації про господарські процеси і результати діяльності підприємства, необхідної для оперативного управління, а також для її використання інвесторами, постачальниками, покупцями, кредиторами, 41'нансистами, податковими статистичними і банківськими установами та іншими зацікавленими органами і організаціями» (ст. 6 Положення).
Аналітична інформація нагромаджується, обробляється, систематизується, зберігається та використовується відповідно до планів та програм аналітичної роботи на підприємстві згідно з прийнятою організаційною формою.
Сучасні ЕОМ вносять суттєві зміни в характер обробки аналітичних задач на підприємствах. Висока швидкість виконання розрахункових, узагальнюючих та логічних операцій дозволяє значно підвищити швидкість обробки та використання інформації в управлінні виробництвом. Виконання логічних операцій якісно змінює сферу застосування ЕОМ в економічному аналізі, у розрахунку варіантів виробничих ситуацій, їх аналізі з точки зору економічної діяльності і надає можливість на цій основі готувати або й пропонувати конкретні управлінські рішення, які забезпечать досягнення оптимальних результатів. Використання ЕОМ розширює функції та перелік конкретних питань економічного аналізу, а також зміщує його напрям від оцінки діяльності за минулі періоди до аналізу оперативних та майбутніх ситуацій для прийняття управлінських рішень. Та ка спрямованість економічного аналізу здійснювалася на всіх етапах його розвитку, проте реалізувати її можливо лише в умовах застосування сучасних ЕОМ.
Враховуючи реальний взаємозв'язок змісту та переліку задач економічного аналізу з іншими функціональними підсистемами, які діють у системі управління виробництвом, що відображається в обсягах вхідної та вихідної інформації, частоті інформаційного обміну, значущості інформації для розв'язання конкретних задач, доцільно створювати інтегровані інформаційні системи (банк даних) підприємства. Зважаючи на вищенаведене, основою (матеріальною базою) для проведення економічного аналізу є інформація, яка перед використанням проходить попередню обробку. В процесі такої обробки встановлюються повнота, порівнянність, аналітичність та доброякісність отриманих даних. Основним питанням є перевірка доброякісності джерел інформації для аналізу. Перевірку доброякісності джерел інформації розрізняють на формальну та по суті.
При формальній перевірці інформації контролюють: дотримання термінів звітності, які вказуються на титульній сторінці форми; наявність передбачених діючою системою облікової, статистичної та податкової звітності форм; повноту, правильність заповнення рядків і стовпців; наявність необхідних розшифровок та підписів керівних і відповідальних працівників; правильність арифметичних підрахунків по окремих розділах та звітах; наступництво звітності (тобто відповідність залишків на початок року вихідним залишкам по балансу на кінець попереднього року, а суми обсягів товарної, реалізованої продукції за рік мають відповідати їх сумі за чотири квартали).
Перевірка доброякості інформації для аналізу по суті передбачає:
- перевірку погодженості показників, які відображаються в різних формах звітності;
- перевірку погодженості різних планових показників (обсяг виробництва повинен бути погодженим з планом по праці);
- перевірку своєчасності та повноти інвентаризації та відобрав ження її результатів на відповідних рахунках та у балансових' статтях;
- зустрічну перевірку розрахунків;
- ознайомлення з матеріалами ревізії та аудиторських перевірок, а також матеріалів по реагуванню на зауваження.
